استراتژی در عمل

اجرایی سازی استراتژی

در این  چند مورد از برنامه های استراتژیک تدوین شده با این مدل را تعریف می نماییم و در سپس وارد بحث اجرایی پذیر کردن استراتژی می شویم.و در بخش دوم به استفاده از ابزار برای کنترل اجرای استراتژی می پردازیم 

تا اینجا مدل برایسون ارائه شد.بر طبق این مدل ما اطلاعاتی را توانستیم کسب کنیم .

مواردی نظیر تفاهم اولیه ، شرح وظایف  ، موضوعات استراژیک ، بیانیه ماموریت   نکاتی مانند این تقسیم نمودیم.در نهایت پس از مراحل آن نظیر شناسایی موضوعات استراتژیک ، تحلیل محیط ،  تحلیل ذینفعان و نکاتی که مشابه این بود. رسیدیم به این که یک سری  استراتژی داریم. و برای استراتژیها از مدلی موسوم به ACCEPT  استفاده نمودیم.

اونها را اولویت بندی نمودیم و بر اساس آن توانستیم اولویت ها را تعریف کنیم.و توانستیم بر اساس اولویت بندی هایمان استرانزی های مهم را پیدا کنیم.این استراتژیها در مرحله بعد تبدیل شد به یک سری اقدامات .اقداماتی که ار آن به بعد طی سه سال ، پنج سال باید انها را اجرا کنیم.آخرین گام در مدل برایسون اگر به خاطر داشته باسید ، تبدیل آینها به برنامه یک ساله بود.

در ادامه چند مورد از برنامه های استراتژیک تدوین شده با این مدل را تعریف می نماییم و در سپس وارد بحث اجرایی پذیر کردن استراتژی می شویم.

پژوهشگاه اطلاعات ومدارک علمی ایران سازمان مورد بررسی است.در این سایت که تمام پایان نامه های لیسانس ، فوق لیسانس و دکترا در اینجا ایندکس می شود.مدل برنامه ریزی برایسون برای سایت در نظر گرفته و اجرا شده است.

به چند دلیل این کار انجام شده است :

1-      یک سازمان ایرانی است.

2-      سطح بلوغش مثل اکثر سازمان های ایرانی است.

3-      یک سازمان غیر انتفاعی است.

4-      افرادای که در آن این برنامه را اجرا می کنند الزاما متخضصص برنامه ریزی استراتژیک نیستند.

در این سایت ده گام برنامه ریزی استراتژیک مدل برایسون را در سمت راست میتوانید ببینید:

توافق اولیه در مدل برایسون اولین گام است.در این    

اعضای تیم را با انتخاب منوهای آن می بینیم.این افراد بایست تخصصهای خاصی را در حوزه های مختلف و مرتبط داشته باشند که دارند.این ارفراد بایست بر اساس یک سری  آزمونهای  ویژگیهای شخصیتی خاصی داشته باشند .

گام دوم شناسایی وظایف بود.وظایف را همانطوریکه به خاطر دارید از روی اسناد بالادستی استخراج نمودیم.در اینجا این سازمان این مجموعه وظایف خودش را به وظایف رسمی و غیر رسمی تفکیک نموده است.وظایف غیر رسمی در مستندات اولیه مدل برایسون نبوده است ولی به نظر میرسد تفکیک این دودسته وظایف برای اجرای امور مناسب است.

گام سوم در مدل برایسون شناخت و تحلیل ذینفعان است . در این سایت در این گام مخاطبین را  مشاهده می کنیم:مخاطبین داخلی و مخاطبین خارجی .مخاطبین خارجی در بیست و چند دسته شناسایی شدند.مثلا: سازمان مدیریت و برنامه ریزی کشور ، شورای اطلاع رسانی ، مجلس شورای اسلامی ، فرهنگستانها ، معاونت  دانشجویی و وزیر فرهنگ و آموزش عالی ...

در اینجا در یک جدول یک لیست سه ستونی قراردارد.ردیف/عنوان مخاطب/اولویت

این ذینفعان خارجی بر اساس مدلهایی که قبلا اشاره شد ممکن است قدرت و علاقه (Power  یا Interest)داشته باشد.باید دید کدامیکاز این ذینفعات Role Player  و کدام یک از اینها Context Setter هستند.چه کسایی Subject  هستند و چه کسانی Culp یا جمعیت محسوب می شوند.

در این سازمان بعد از مشاهده لیست این افراد برای هر کدام میتوانیم جزییات زیر را برای هر کدام از مخاطبین (ذینفعان) مشاهده  نماییم.

·         نوع تاثیر گذاری

·         نوع تاثیر پذیری

·         معیارهای استفاده شده توسط مخاطب برای سنجش عملکرد مرکز

·         انتظارات و نیازهای مرکز از مخاطب

به یاد دارید در مدل استونر و فریمن ذینفعان به خارجی و داخلی – تاثیر گذار و تاثیر پذیر – و  بعد مثبت و منفی تقسیم کرده بود.در این جا هم تقریبا همین را می بینیم.

در این سازمان برای مخاطبین خارجی اولویتی تعریف نشده است.ولی در مدل برایسون بایست اینکار انجام شود.

مخاطبین (ذینفعان )داخلی را هم  اگر مشاهده کنیم ، می بینیم که مشابه همین وضعیت در اینجا هست و این دسته مخاطبان اولویت بندی هم شده اند: رییس مرکز ، شورای پژوهش ، شورای مدیران ، اعضای هیئت علمی معاون مرکزو ...مجددا برای این مخاطبان هم جزییات مشابه ذینفعاتن خارجی وجود دارد

·         نوع تاثیر گذاری

·         نوع تاثیر پذیری

·         معیارهای استفاده شده توسط مخاطب برای سنجش عملکرد مرکز

·         انتظارات و نیازهای مرکز از مخاطب

در خصوص اولویت بندی در این سایت  روش اولویت بندی در همان صفحه اول سایت در زیر مجموعه مخاطبان تعریف شده است.

در این سایت از روشAHP  استفاده شده است.نه معیار برای مخاطبین خارجی و 9 معیار هم برای مخاطبین داخلی در نظر گرفته شده است.برای هرکدام از معیارها یک وزن تعریف شده است و با تعیین اولویت بین آنها مقایسات زوجی انجام داده اند ودلیل عدم امکان اولویت بندی مخاطبان خارجی هم دراینجا بیان شده است.

در گام چهارم بیانیه ماموریت را میتوان تعریف نمود.در بیانیه ماموریت  رئوس مطالب به شرح زیر آمده است  ودر آن مشخص شده است که هدف از تشکیل مرکز چه بوده است و از این طریق چه نیازهایی را میخواهیم پاسخگو باشیم و با پاسخ ددن به این موارد باید چه کارهایی را انجام دهیم. و چه چیزهایی را همیشه مد نظر قرار بدهیم.

مشاهده می شود که بیانیه ماموریت در این سایت بسیار مفصل تعریف شده است.بیانیه مامورت در این سایت از اینجا اهمیت دارد که همواره بیانیه ماموریت یک عبارت کوتاه نیست .در بیانیه ماموریت خوب است که موارد زیر گفته شود :

1-      هدف از تشکیل سازمان مجموعه و.. پاسخ دادن به کدام نیازها بوده است .

2-      از چه روشی سعی میکنید که  نیازها را شناسایی کنید.

3-      در حین شناسایی نیازها و در برخورد به مخاطبان کلیدی سعی میکنید چه کار کنید و چه چیزهایی را در نظر داشته باشید.

4-      در رابطه با اجرای کارهایی که باید انجام بدهید ، چه چیزی  شما را از دیگران متمایز می کند.

در این سازمان مورد بررسی چهار قسمت اصلی قرارداده شده ولی ماموریت سازمان منسجمی تعریف نشده‌است.

در گام بعد(چهارم)  ارزشها را از مستندات قبلی در خصوص وظایف و ..استخراج می نماییم.ارزشها نوشته می شوند تا در مرحله تعریف موضوعات استراتژیک پوشش داده شوند.

در گام پنجم تحلیل محیط خارجی و داخلی انجام می شود.

درمرحله (تحلیل محیط خارجی ) فرصتها وتهدید ها شناسایی می شوند.

مثلا در تحلیل  محیط خارجی در سرفصل های زیر موارد مورد شناسایی قرار می گیرند :

·         فرصتهای سیاسی  

·         فرصتهای اقتصادی

·         فرصتهای اجتماعی

·         فرصتهای تکنولوژیکی

برای این سازمان نمونه فرصتها در سه سطح ملی ، بین الملی و منطقه ای دسته بندی شده اند

·         تهدید های سیاسی

·         تهدید های اقتصادی

·         تهدید های اجتماعی

·         تهدید های تکنولوژیکی

و برای هر کدام از این فرصتها و تهدید ها  به تفضیل یک سری اقدامات  / استراتژی تعریف می شود

 

درمرحله (تحلیل محیط داخلی ) نقاط قوت و ضعف  شناسایی می شوند.

برای سازمان نمونه نقاط قوت و ضعف برای سه سرفصل شناسایی شده اند.

·         منابع (ورودی های سازمان)

·         استراتژیهای فعلی(فرآیند ها)

·         عملکرد (خروجی های سازمان)

همچنین برای سازمان نمونه نقاط ضعف برای سه سرفصل زیر مجددا شناسایی شده اند:

·         منابع (ورودی های سازمان)

·         استراتژیهای فعلی(فرآیند ها)

·         عملکرد (خروجی های سازمان)

گام بعدی (هفتم) تعیین موضوعات استراتژیک است.در این گام برای موضوعات استراتژیک اولویت بندی نیز انجام می شود.

اولویت بندی استراتژی ها با روشی مثلا ACCEPT  انجام می شود.

براس هر استراتژی موارد زیر مشخص می شوند :

·         عنوان استراتژی

·         شرح استراتژی

·         تاثیر بر محیط بیرونی

·         تاثیر بر محیط درونی

·         موانع و طرح ها و اقدامات برای هر کدام از موانع

معمولا برای هرموضوع استراتژیک ،   2 تا 3 تا استراتژی مینویسیم .

موضوعات استراتژیک تعریف شده در این سازمان نمونه با دسته بندی سطح این موضوعات :  درون سازمانی ، ملی ، بین المللی  دسته بندی شده  و نوشته می شوند.

بدین ترتیب گام هشتم مدل برایسون هم انجام شده و طرح ها و اقدامات برای هر موضوع استراتژیک مشخص می شوند.چشم انداز (Vision) هم در این مرحله تعیین می شود.

بعد از مشخص شدن موضوعات استراتژیک و استراتژیها و  طرح ها و اقدامات به این مسئله باید توجه شود که بدانیم اگر این استراتژیها اجرا شوند به چه اهدافی دست می یابیم وبدین ترتیب با ترسیم دورنمای موفقیت گام نهم از مدل برایسون شکل می گیرد.

طرح ها و اقدامات با لیست مفصلی از فعالیتهای اجرایی تبدیل می شود.

در گام دهم در قالب برنامه عملیاتی یکساله   ، طرحها و عملیات لیست تنظیم می شوند.

برای هر کدام از این موارد و طرحها و اقدامات اگر بخواهیم اجرایی شوند سه رکن لازم است :

·         ساختار

·         سامانه

·         فرآیند

برای برخی از اقدامات منظور از ساختار میتواند یک فرد یا یک سازمانی از افراد تعریف شود که قرار است سامانه مورد نظر را برای فرآیند مطلوب بسازند .

تا اینجا برنامه ریزی استراتژیک را تعریف نمودیم و تا حدودی آنرا اجرا نمودیم.در مرحله بعد کنترل اجرای استراتژی (روش BSC)مورد نظر است.که در ادامه می آید.

یکی از منابع اصلی در خصوص این روش  در اینجا آمده است .این روش برای اندازه گیری و کنترل اجرای استراتژی بسیار مناسب است.

این روش از چهار جنبه مهم است :

·         مالی

·         شهری

·         فرآیندهای داخلی

·         رشد یادگیری

برای هر کدام از  جنبه های گفته شده  این موارد به ترتیب مشخص می شوند:

·         اهداف  Objective

·         معیار اندازه گیری میزان نیل به اهداف  Measure

·         اهداف مقطعی Target

·         پروژه ها و اقدامات Initiative

باید بدانیم که :چرا این کار را انجام میدهیم .دلیل و فلسفه انجام کار ، معیار اندازه گیری ، دنبال چه اهداف مقطعی هستیم به طور مشخص، و بعد این مسئله که چه کارهایی انجام میدهیم.

لایه بندی این بحث را در تصویر درآدرس زیر مشاهده میشود

http://maaw.info/images/KaplanNortonFig3-15.gif

معمولا یکمدل مبتنی بر Excel  برای روش BSC  استفاده می شود:

یک مدل از این فایل در آدرس زیر  موجود است:

www.exinfm.com/excel%20files/scorecard_spreadsheet.xls

در ادامه طرح هبه مجددا مرور شد.

BSC  ابزار مفید و سودمندی برای کنترل اجرای استراتژی است.

 در انتها تمرین آخر ارائه شد

تمرین

1-برای یک سازمان نمونه ماتریس  امتیاز دهی متوازن را (BSC  )ترسیم کنید. یعنی نقشه استراتژی و جایگاه هر استراتژی ورابطه بین آنها مشخص گردد.اهداف این سازمان نیز در ماتریس امتیازدهی متوازن مشخص شود.

2- اگر استراتژی های یک سازمان با توجه به ماتریس امتیاز دهی متوازن به اندازه مطلوب تحقق نیابد ، چه اقداماتی باید انجام شود.

3- در خصوص اجرا کردن استراتژیها یک مقاله دو صفحه ای بنویسید و در آن به ابزارهای اجراکردن اشاره نمایید.

+ نوشته شده در  پنجشنبه بیست و نهم دی 1390ساعت 22:6  توسط مسعود اسماعیلی  |