فرآیند برنامه ریزی استراتژیک
اگر بخواهیم برنامه ریزی را تعریف نماییم.برنامه ریزی یا طرح ریزی (و یا اندیشیدن از پیش ، ) عبارت از فرآیندی برای رسیدن به اهداف است.برنامه ریزی پلی است بین آنجا که هستیم و آنجا که می خواهیم برویم یا برسیم.برنامه ریزی به آینده می نگرد.تعریف دیگری نیز برای برنامه ریزی مطرح شده اند که توجه به آنها خوب است :
1. تعیین هدف، یافتن و ساختن راه وصول به آن،
2. تصمیمگیری در مورد اینکه چه کارهایی باید انجام گیرد،
3. تجسم و طراحی وضعیت مطلوب در آینده و یافتن و ساختن راهها و وسایلی که رسیدن به آن را فراهم کند،
4. طراحی عملیاتی که شیئی یا موضوعی را بر مبنای شیوهای که از پیش تعریف شده، تغییر بدهد.
پس برنامه ريزي عبارتست از فرايندي داراي مراحل مشخص و بهم پيوسته براي توليد يك خروجي منسجم در قالب سيستمي هماهنگ از تصميمات. برنامه ریزی فكر كردن راجع به آينده يا كنترل آن نيست بلكه فرايندي است كه ميتواند در انجام اين امور مورد استفاده قرار گيرد. برنامه ريزي، تصميمگيري در شكل معمول آن نيست بلكه از طريق فرايند برنامه ريزي، مجموعهاي از تصميمات هماهنگ اتخاذ ميشود. برنامه ریزی ميتواند براي زمان حال يا آينده انجام شود.
برنامه ريزي استراتژيك گونهاي از برنامه ريزي است كه در آن هدف، تعريف و تدوين استراتژيهاست. از آنجايي كه استراتژي ميتواند داراي عمر كوتاه يا بلند باشد برنامه ریزی استراتژیک ميتواند برنامه ريزي بلندمدت يا كوتاهمدت باشد اما متفاوت از آنهاست.
در یک تقسیم بندی میتوان گفت که برنامه ریزی دو نوع است .برنامه ریزی های : 1- عقلایی و 2-رویا محور.
برنامه ریزی استراتژیک از انواع برنامه ریزی عقلایی است .
برنامه ریزی استراتژیک به برنامهای اشاره دارد که اهداف استراتژیک را سر لوحه قرار داده است. برنامه ريزي استراتژيك كوششي است ساختيافته براي اتخاذ تصميمهاي اساسي و انجام اعمالي كه ماهيت سازمان، نوع فعاليتها و دليل انجام آن فعاليتها توسط سازمان را شكل داده و مسير ميبخشد.
اهداف استراتژیک، اهدافی هستند که عصاره نتایج کلیه فعالیت های سازمان را بصورت کیفی و با تاکید بر درازمدت بودن (افق 20 ساله) بیان می کنند و برآن اساس می توان اهداف میان مدت و استراتژیهای لازم را جهت حصول به آن اهداف تعیین کرد.و در ارتباط با این اهداف استراتژیک ماموریت سازمان و عملیات آن تعریف میشود.
برای شناخت یک سازمان و تدوین برنامه استراتژیک برای آن سازمان معمولا چکیده و افق دراز مدت که در سازمان ها مطرح است با عناوین (پیشوندی )مختلفی از قبیل : سند استراتژیک ، برنامه راهبردی ، سند راهبردی و .. مشخص می شوند.مثلا : سند استراتژی ایالات متحده ، سند راهبردی متن باز جمهوری اسلامی .
پس برای شناخت یک سازمان باید ابتدا برای آن ماموریت سازمان را (شناخت و یا ) تعریف نمود و سپس اهداف استراتژیک را حول آن محور تعریف نمود:
مثال : برای سازمان برق منطقه ای کرمان مامورت سازمان را میتوان به شرح زیر تعریف نمود :
مشارکت در توسعه پایدار و ارتقا زندگی شهروندان از طریق مدیریت موثر تامین انرژی الکتریکی
برای سازمان برق منطقه ای کرمان اهداف استراتژیک را می توان به شرح زیر تعریف نمود.
· جلب مشارکت و رضایت مشتریان
· حفظ و ارتقا ویژگیهای تعیین شده برق از جمله پایداری ، قابلیت اطمینان و کیفیت توان بمنظور بهبود بهره برداری
· توسعه ظرفیتهای برق رسانی
· توسعه امر پژوهش و تحقیقات در راستای پیشرفت و بهبود امور تولید و انتقال و توزیع برق و بهره برداری
· حمایت از توسعه فن آوری در تمامی زمینه های مرتبط با صنعت برق
· افزایش بهره وری منابع با عنایت به جلب رضایت و مشارکت کارکنان
· مدیریت و بهبود مداوم فرآیندها
· اقتصادی نمودن فعالیتها با در نظر گرفتن سیاستهای بازار برق
فرایند برنامه ریزی استراتژیک اساساً فرایندی هماهنگکننده بین منابع داخلی سازمان و فرصتهای خارجی آن میباشد. هدف این فرایند نگریستن از درون «پنجره استراتژیک» و تعیین فرصتهایی است که سازمان از آنها سود میبرد یا به آنها پاسخ میدهد. بنابراین فرایند برنامه ریزی استراتژیک، یک فرایند مدیریتی است شامل هماهنگی قابلیتهای سازمان با فرصتهای موجود. این فرصتها در طول زمان تعیین شده و برای سرمایهگذاری یا عدم سرمایهگذاری منابع سازمان روی آنها، مورد بررسی قرار میگیرند.
حوزهای که در آن تصمیمات استراتژیک اتخاذ میگردند شامل سه حوزه :محیط عملیاتی سازمان، مأموریت سازمان و اهداف جامع سازمان است. برنامه ریزی استراتژیک فرایندی است که این عناصر را با یکدیگر در نظر گرفته و گزینش گزینههای استراتژیک سازگار با این سه عنصر را آسان میسازد و سپس این گزینهها را بکار گرفته و ارزیابی میکند
این سئوال مطرح می شود که برای برنامه ریزی استراتژیک آیا مدل خاصی وجود دارد ؟ و پاسخ این است که : بلی مدلهایی نظیر مدل دیوید – مدل برایسون و....
اگر یک پیش بینی درستی نسبت به آینده وجود داشته باشد؛ بهتر است از روش هاي سنتی برنامه ریزي استراتژیک استفاده کنیم.( مثل مدل فرد، دیوید ) ولی با توجه به اصل عدم قطعیت نسبت به آینده و سیال بودن شرایط اگر با یک تفرق آراء زیادي نسبت به آینده مواجه باشیم باید از مدل دیگری استفاده کنیم .مدلی که قابلیت انطباق پذیری بیشتری با شرایط را داشته باشد.
قبلا در درسهای گذشته با مدل فرد.آر.دیوید آشنا شدید . مدل برایسون در این درس مورد بررسی قرار می گیرد.
"برنامه ریزی هوشین کانری"
برایسون مدلهای برنامه ریزی استراتژیک را بررسی کرده و شرایط بکارگیری آنها را در بخش های عمومی و غیرانتفاعی مورد تحلیل قرار می دهد و در نهایت خود رویکردی ارائه می دهد که در بخش های عمومی و غیرانتفاعی قابل کاربرد باشد.این مدل شامل یک فرایند پیوسته (مطابق با تعریف برنامه ریزی) و تکرارپذیر می باشد که پیش از اتخاذ هر تصمیمی آغاز شده و پس از اجرای آن تصمیم ادامه می یابد. در این جا این فرایند در قالب ده مرحله شرح داده می شود. از خصوصیات این فرایند این است که نتایج حاصل از هر مرحله می تواند در بازنگری یا تکمیل مراحل پیش از آن مورد استفاده قرار گیرند.
این مدل ده گام دارد.
1. توافق اولیه
2. تعیین وظایف
3. تحلیل ذینفعان
4. تنظیم بیانیه ماموریت سازمان
5. شناخت محیط سازمان
6. تعیین موضوعات استراتژیک پیش روی سازمان
7. تعیین استراتژیها
8. شرح طرحها و اقدامات
9. تمظیم دورنمای سازمانی برای آینده
10. برنامه عملیاتی یکساله
گام اول : توافق اولیه: در این مرحله ضرورت برنامه ریزی استراتژیک برای سازمان مورد برنامه ریزی بررسی شده و آشنایی با این نوع برنامه ریزی حاصل می شود. سازمانها، واحدها، گروهها یا افرادی که باید در برنامه ریزی درگیر شوند مشخص گردیده و توجیه می شوند. مراحلی که در برنامه ریزی باید انجام شوند شرح داده می شوند. روش انجام برنامه ریزی، زمانبندی انجام، آیین نامه های مورد نیاز برای جلسات و نحوة گزارش دهی مشخص می گردند. منابع و امکانات لازم تعیین می گردند.
در این مرحله کارکنان ومدیران سازمان سناسایی و توجیه میشوند. زمان بندی و روش اجرای برنامه آیین نامه های لازم بدست می آید.آماده شده ساختار برنامه ریز و پی ریزی سنگ های اولیه برای کار- در واقع در این مرحله یک چشم انداز تعریف می شود.
در فاز اولیه قرار است برای یک شرکت تولیدی برنامه استراتژی مناسبی آماده شود.
برای اجرای فاز توافق اولیه گامهای زیر را پیشنهاد می شود: (10 گام دارد)
· بررسی ضرورت برنامه ریزی استراتژیک مشخص
· آشنایی با این نوع برنامه ریزی
· مشخص شده سازمان های درگیر
· توجیه گروهها و افراد و سازمانها
· مراحل مشخص میشوند
· روش انجام مشخص
· زمانبندی
· آیین نامه ها
· نحوه گزارش دهی
· تعریف منابع و امکانات
در این مرحله باید افراد سازمان در این پروسه درگیر شوند و تیم برنامه ریزی استرتژیک شکل داده شود. این سئوال مطرح می شود که ساختار مناسب برای تیم برنامه ریزی استراتژیک یک سازمان چگونه است؟
برای تشکیل این تیم هم باید از افراد بیرونی و هم از افراد درونی سازمان استفاده نمود.در درون یک سازمان افراد با ظرفیتها و توانایی های متفاوتی مکن است وجود داشته باشد. بر اساس تقسیم بندی بلبین (Belbin’s Team Role)برای سازماندهی تیم های کاری سه نقش برای افراد در هر سازمانی با انجام آزمون ها و دستورالعمل های مربوطه قابل تشخیص هستند: نقش فکر گرا – نقش فرد گرا – نقش عمل گرا . برای تشکیل تیم داخلی برنامه ریزی استراتژیک ، باید از افرادی با نقش ها ، توانایی ها و ظرفیتهای مختلف استفاده نمود.
انباشت نقش یکی از مشکلات و دلایل شکست پروژه ها است.یکی از کاربردهای مدل بلبین مقابله با این نقش است.یکی دیگر از دلایل شکست پروژه ، میتواند کاهش یا کمبود نقش افراد مورد نیاز در ترکیب تیم باشد.تیم برنامه ریز استراتژیک تعداد افراد اصلی اش بین 3 تا 11 نفر است.
تذکر :مدل بلبین فقط برای تیم سازی است.افراد از واحدهای گوناگون سازمان و با مهارتهای مختلف نیز باید در ترکیب برنامه ریزی استراتژیک باشند.بطور مثال:
رییس سازمان
معاونین و مشاوران سازمان
مدیران مالی، بودجه و طرح و برنامه سازمان برای تخصیص بود جه.
مدیران آمار، اطلاعات و پژوهش
مدیران امور پرسنلی و پشتیبانی
مدیران میانی
کارکنان سطوح اجرایی
واحدهای در گیر نیز عبارتند از :
واحد مالی
واحد برنامه ریزی
واحد فناوری اطلاعات
واحد تولید بسته به صنعت
واحد خدمات
در سطوح مختلف سازمان افراد مختلف با رل های مختلف کنار هم جمع می شوند. برنامه ریزی برایشان توضیح داده می شود.
مسئله مهم دیگر در سازمان برای انجام برنامه ریزی استراتژیک وجود درجه بلوغ مناسب برای سازمان است.
بلوغ سازمان ، توانایی حفظ یا توسعه عملکرد در بلندمدت و نتیجه تداوم رضایت ذي نفعان سازمان در طول زمان است.
پارادایم بلوغ سازمانی امروزه تا حد بسیار زیادي جایگزین موفقیت در ادبیات مدیریت سازمان ها
شده است. اگر ادبیات موفق شدن سازمان به دنبال دو مفهوم هدف گذاري و عملکرد است و میزان
تحقق اهداف از پیش تعیین شده را می سنجد، مفهوم بلوغ سازمانی سعی در یافتن پاسخ براي
پرسش هاي زیر است:
v منطق و ساز و کار هاي هدف گذاري در سازمان چگونه است و تا چه حد از راهبرد ها و اهداف کلان سازمان اقتباس یافته است؟
v روند عملکرد سازمان در دستیابی به اهداف طرح ریزي شده در طول زمان چگونه است؟ آیا این موفقیت در طول زمان ادامه دارد یا مقطعی است؟
v دلیل حصول نتایج موفقیت آمیز و عملکردهاي مثبت سازمان چیست؟ آیا موفقیت ها به دلیل اتخاذ راهبرد ها و رویکردهاي مناسب سازمان است یا تصادفی، مقطعی و تحت تأثیر عوامل محیطی قرار دارند؟
v آیا نتایج موفقیت آمیز سازمان در برابر عملکرد سایر سازمان هاي رقیب و غیر رقیب قابل تقدیر است؟
v آیا نتایج به بخش خاصی از سازمان اشاره دارند یا دامنه نتایج در کل گستره سازمان قابل ارایه است؟